Mengapa Semakin Cekap Kita Bekerja, Semakin Kita Sibuk?

Kerja sudah banyak selesai. Tetapi entah kenapa, hari masih terasa tidak cukup.

Mesej sudah dibalas. Dokumen sudah dihantar. Beberapa urusan yang tertangguh pun sudah dibereskan.

Sepatutnya ada sedikit ruang selepas itu.

Namun, apabila melihat semula senarai kerja, masih panjang juga. Ada permintaan baharu masuk. Ada orang meminta pembetulan. Kerja yang baru siap tadi membuka jalan kepada kerja seterusnya.

Lalu kita fikir, mungkin cara bekerja masih belum cukup cekap.

Kena susun jadual dengan lebih baik. Cari alat yang boleh mempercepatkan urusan. Cuba siapkan lebih banyak perkara dalam masa yang sama.

Semua itu boleh membantu. Cuma, pernahkah kita tertanya-tanya mengapa selepas menjadi semakin cekap, kita masih juga berasa dikejar kerja?

Dalam Four Thousand Weeks, Oliver Burkeman membincangkan keadaan ini melalui apa yang disebutnya sebagai efficiency trap, atau perangkap kecekapan.

Menurut beliau, keupayaan menyiapkan lebih banyak kerja tidak semestinya membuat kita berasa mempunyai masa yang cukup. Apabila kita menyiapkan kerja dengan lebih cepat, tugasan dan permintaan baharu boleh mengisi masa yang berjaya dijimatkan.^[1]

Apabila Kerja Cepat Siap, Tugasan Baharu Pula Menyusul

Bayangkan dua orang menerima tugasan yang hampir sama. Seorang masih menyiapkannya. Seorang lagi sudah selesai.

Apabila datang tugasan baharu, kepada siapa agaknya kerja itu lebih mudah diberikan?

Selalunya, kepada orang yang sudah siap.

Dari satu sudut, keputusan itu masuk akal. Dia boleh diharap. Kerjanya cepat. Kalau sesuatu perlu diselesaikan segera, namanya mudah terlintas.

Tetapi bagi orang tersebut, kecekapan boleh membawa kesan yang agak pelik. Masa yang berjaya dijimatkan segera diisi dengan tanggungjawab seterusnya.

Burkeman menggunakan contoh seperti ini untuk menerangkan bagaimana tuntutan boleh meningkat apabila seseorang semakin cekap. Apabila orang tahu kita mampu menyiapkan kerja dengan cepat, mereka mula mengharapkan kita melakukan lebih banyak kerja.^[1]

Beliau turut memberikan contoh e-mel. Kita mungkin menganggap setiap e-mel yang dibalas sebagai satu perkara yang sudah selesai. Namun balasan itu boleh mengundang jawapan baharu, pertanyaan lanjut atau satu lagi perkara untuk diuruskan.

Kalau kita dikenali sebagai orang yang sentiasa membalas dengan cepat, orang juga lebih mudah menghubungi kita. Dalam keadaan ini, usaha membalas semua e-mel boleh menghasilkan lebih banyak e-mel untuk dibalas.

Perkara yang sama boleh berlaku melalui WhatsApp: satu jawapan atau pengesahan boleh membawa kepada perbualan dan permintaan seterusnya.

Kerja memang bergerak dan ada hasil yang dicapai. Namun, rasa lapang yang kita harapkan mungkin masih belum datang.

Ukuran “Cukup” Pun Ikut Berubah

Tuntutan tambahan tidak semestinya datang daripada orang lain. Kadang-kadang, kita sendiri yang menambahnya.

Dahulu, dapat menyiapkan satu tugasan besar dalam sehari sudah terasa memadai. Selepas menemui cara yang lebih pantas, kita mula berasa sepatutnya boleh menyiapkan dua.

Kemudian tiga.

Apabila sudah biasa dengan kemampuan baharu itu, hari yang kurang produktif sedikit mula terasa seperti hari yang tidak digunakan dengan baik.

Burkeman menerangkan bahawa apabila kita berjaya memuatkan lebih banyak perkara dalam hidup, lebih banyak perkara juga boleh mula kelihatan penting, bermakna atau wajib dilakukan. Ukuran tentang apa yang dianggap mencukupi terus berubah.^[2]

Sebab itu, kita mungkin benar-benar menjadi lebih cekap tanpa berasa lebih tenang.

Sebagai contoh, satu templat boleh menjimatkan masa menyediakan dokumen. Tetapi masa yang dijimatkan itu mungkin terus digunakan untuk menerima tugasan tambahan, memperincikan bahagian lain atau memulakan projek baharu.

Templat tersebut tetap berguna. Persoalannya, apa yang berlaku kepada masa selepas ia dijimatkan?

Kalau setiap ruang yang terbuka terus diisi, jadual kita akan kembali padat. Kemudian kita mencari cara lain untuk menjimatkan masa lagi.

Lama-kelamaan, kita boleh terlupa bahawa tujuan asal mencari cara yang lebih baik ialah supaya hidup terasa lebih terurus. Kita terlalu sibuk mencari cara untuk menyiapkan lebih banyak kerja sehingga jarang berhenti untuk menentukan berapa banyak tugasan yang sebenarnya sanggup kita tanggung.

Yang Penting Asyik Menunggu

Kesan yang paling merugikan mungkin berlaku apabila perkara yang penting kepada kita semakin lama semakin tertangguh.

Burkeman menceritakan hal ini melalui pengalamannya sendiri. Ketika terlalu menumpukan perhatian kepada produktiviti, beliau lebih cepat menyelesaikan urusan kecil. Sebaliknya, mesej panjang daripada seorang kawan lama dan penyelidikan untuk sebuah artikel penting terus ditangguhkan.

Alasannya kedengaran munasabah: perkara-perkara itu memerlukan perhatian penuh. Jadi, urusan kecil perlu dibereskan dahulu supaya nanti ada masa yang cukup untuk menumpukan perhatian.

Namun urusan kecil mengambil seluruh hari. Keesokannya, datang pula urusan lain. Masa yang ditunggu itu tidak juga tiba.^[3]

Cara berfikir ini mudah difahami.

Hendak membaca buku, tetapi tunggu semua mesej selesai dibalas. Hendak menulis sesuatu, tetapi kemaskan fail dahulu. Hendak menghubungi seseorang, tetapi rasanya lebih baik apabila urusan sudah reda.

Kita menangguhkan perkara itu kerana mahu memberikan perhatian yang sewajarnya. Malangnya, ia tetap tertangguh.

Dalam bab “The Efficiency Trap”, Burkeman menjelaskan bahawa apabila kita percaya semua perkara boleh dimuatkan ke dalam jadual, kita kurang bertanya sama ada sesuatu tugasan benar-benar perlu didahulukan. Kita menerima tugasan baharu kerana menyangka masih boleh mencari masa untuknya kemudian.^[3]

Setiap permintaan tambahan mengambil masa yang mungkin diperlukan untuk perkara lain.

Dua puluh minit untuk satu permintaan kecil mungkin terasa sedikit. Tetapi apabila permintaan seperti itu datang berkali-kali, perkara yang memerlukan perhatian lebih panjang tidak pernah mendapat tempat.

Menjelang malam, banyak juga yang sudah dibuat.

Cuma perkara yang paling ingin kita lakukan masih belum disentuh.

Masa yang Dijimatkan Itu Untuk Apa?

Memahami perangkap ini tidak menjadikan semua tanggungjawab hilang.

Burkeman sendiri mengakui bahawa ramai orang tetap perlu membalas e-mel dan mencari jalan menyiapkan kerja dengan lebih cepat. Keadaan pekerjaan dan kehidupan kadangkala memang menuntutnya.

Beliau juga tidak menjanjikan bahawa selepas memahami masalah ini, kita akan sentiasa berasa lapang.

Yang boleh kita lepaskan ialah anggapan bahawa suatu hari nanti, kita akan mampu menyiapkan segala-galanya jika cukup cekap.^[4]

Anggapan itu mudah membuatkan kita terus menambah beban. Setiap permintaan diterima dengan fikiran bahawa nanti kita akan mencari masa untuk menyiapkannya.

Padahal, mungkin sudah sampai masanya untuk membincangkan semula keutamaan.

Jika satu tugasan baharu mesti disiapkan segera, tugasan mana yang boleh menunggu? Jika satu projek memerlukan lebih banyak perhatian, adakah projek lain perlu ditangguhkan?

Soalan seperti ini boleh terasa tidak selesa, terutama apabila kita sudah biasa menjadi orang yang sentiasa boleh diharap.

Haruki Murakami menulis dalam esei “The Running Novelist”, yang boleh diterjemahkan: “Kita tidak boleh memuaskan hati semua orang.”^[5]

Kita boleh menerangkan batas masa dan kemampuan kita dengan baik, tetapi tetap ada permintaan yang tidak dapat dipenuhi. Menetapkan keutamaan kadangkala bermakna menerima bahawa keputusan kita mungkin mengecewakan seseorang.

Tambahan pula, tidak semua orang bebas menentukan beban kerjanya. Ada permintaan yang sukar ditolak. Ada keputusan yang perlu dibawa kepada majikan atau dibincangkan bersama keluarga.

Namun kemampuan kita tetap ada had, walaupun keadaan tidak selalu memberikan ruang untuk mengakuinya.

Burkeman mengajak pembaca memilih perkara yang perlu diberi masa dan perhatian. Ini bermakna ada urusan lain yang terpaksa ditangguhkan atau tidak sempat dibuat, dan kita perlu menerima rasa tidak selesa itu.^[4]

Dalam kehidupan sehari-hari, ini mungkin bermaksud memulakan kerja yang penting ketika beberapa urusan kecil masih belum selesai.

Atau membiarkan masa yang dijimatkan itu kekal lapang, tanpa segera menawarkan diri untuk satu lagi tugasan.

Persoalan tentang ruang yang kembali diisi ini juga berkait dengan artikel “Bolehkah Kita Berehat Tanpa Rasa Bersalah?”, yang membincangkan sama ada kita boleh berhenti ketika masih ada kerja.

Kecekapan tetap berguna. Ia boleh mengurangkan kerja berulang dan memudahkan banyak urusan. Tetapi kita juga perlu menentukan untuk apa kemudahan itu digunakan.

Kalau sedikit masa sudah berjaya dijimatkan, mungkin itulah masanya untuk memberikan perhatian kepada perkara yang selama ini asyik menunggu.

Seterusnya · Catatan 03

Bolehkah Kita Berehat Tanpa Rasa Bersalah?

Memberi ruang kepada rehat dan kegiatan yang tidak perlu menghasilkan apa-apa.

Baca catatan 03 →Semua 26 catatan