Mengapa Semakin Cekap, Semakin Sibuk?

Selagi Ada Waktu — Catatan Membaca Four Thousand Weeks

Kerja sudah banyak selesai. Tetapi entah kenapa, hari masih terasa tidak cukup.

Mesej sudah dibalas. Dokumen sudah dihantar. Beberapa urusan yang tertangguh pun sudah dibereskan.

Sepatutnya ada sedikit ruang selepas itu.

Namun, apabila melihat semula senarai kerja, masih panjang juga. Ada permintaan baharu masuk. Ada orang meminta pembetulan. Kerja yang baru siap tadi membuka jalan kepada kerja seterusnya.

Lalu kita fikir, mungkin cara bekerja masih belum cukup cekap.

Kena susun jadual dengan lebih baik. Cari alat yang boleh mempercepatkan urusan. Cuba siapkan lebih banyak perkara dalam masa yang sama.

Semua itu boleh membantu. Cuma, pernahkah kita tertanya-tanya mengapa selepas menjadi semakin cekap, kita masih juga berasa dikejar kerja?

Dalam Four Thousand Weeks, Oliver Burkeman membincangkan keadaan ini melalui apa yang disebutnya sebagai efficiency trap, atau perangkap kecekapan.

Menurut beliau, keupayaan menyiapkan lebih banyak kerja tidak semestinya memberikan kita rasa mempunyai masa yang cukup. Tuntutan terhadap masa itu boleh turut bertambah.^[1]

Bila Yang Cepat Selalu Diberi Lagi

Bayangkan dua orang menerima tugasan yang hampir sama.

Seorang masih menyiapkannya. Seorang lagi sudah selesai.

Apabila datang tugasan baharu, kepada siapa agaknya kerja itu lebih mudah diberikan?

Selalunya, kepada orang yang sudah siap.

Dari satu sudut, keputusan itu masuk akal. Dia boleh diharap. Kerjanya cepat. Kalau sesuatu perlu diselesaikan segera, namanya mudah terlintas.

Tetapi bagi orang tersebut, kecekapan boleh membawa kesan yang agak pelik. Masa yang berjaya dijimatkan segera diisi dengan tanggungjawab seterusnya.

Burkeman menggunakan contoh seperti ini untuk menerangkan bagaimana tuntutan boleh meningkat apabila seseorang semakin cekap. Orang lain menyesuaikan jangkaan mereka dengan kemampuan yang kita tunjukkan.^[1]

Beliau turut memberikan contoh e-mel.

Kita mungkin menganggap setiap e-mel yang dibalas sebagai satu perkara yang sudah selesai. Namun balasan itu boleh mengundang jawapan baharu, pertanyaan lanjut atau satu lagi perkara untuk diuruskan.

Kalau kita dikenali sebagai orang yang sentiasa membalas dengan cepat, orang juga lebih mudah menghubungi kita.

Dalam keadaan ini, usaha menghabiskan e-mel turut menghasilkan lebih banyak e-mel.

Corak yang sama boleh berlaku dalam urusan melalui WhatsApp. Satu jawapan ringkas membuka perbualan baharu. Satu perkara yang disahkan membawa kepada permintaan berikutnya.

Kerja memang bergerak. Ada hasil yang dicapai.

Cuma, jangan hairan kalau rasa lapang yang diharapkan itu belum juga datang.

Ukuran “Cukup” Pun Ikut Berubah

Tuntutan tambahan tidak semestinya datang daripada orang lain.

Kadang-kadang, kita sendiri yang menambahnya.

Dahulu, dapat menyiapkan satu tugasan besar dalam sehari sudah terasa memadai. Selepas menemui cara yang lebih pantas, kita mula berasa sepatutnya boleh menyiapkan dua.

Kemudian tiga.

Apabila sudah biasa dengan kemampuan baharu itu, hari yang kurang produktif sedikit mula terasa seperti hari yang tidak digunakan dengan baik.

Burkeman menerangkan bahawa apabila kita berjaya memuatkan lebih banyak perkara dalam hidup, lebih banyak perkara juga boleh mula kelihatan penting, bermakna atau wajib dilakukan. Ukuran tentang apa yang dianggap mencukupi terus berubah.^[2]

Sebab itu, kita mungkin benar-benar menjadi lebih cekap tanpa berasa lebih tenang.

Sebagai contoh, satu templat boleh menjimatkan masa menyediakan dokumen. Tetapi masa yang dijimatkan itu mungkin terus digunakan untuk menerima tugasan tambahan, memperincikan bahagian lain atau memulakan projek baharu.

Templat tersebut tetap berguna. Persoalannya, apa yang berlaku kepada masa selepas ia dijimatkan?

Kalau setiap ruang yang terbuka terus diisi, jadual kita akan kembali padat.

Kemudian kita mencari cara lain untuk menjimatkan masa lagi.

Lama-kelamaan, kita boleh terlupa bahawa tujuan asal mencari cara yang lebih baik ialah supaya hidup terasa lebih terurus. Kita terlalu sibuk mengejar kemampuan baharu sehingga jarang berhenti untuk menentukan berapa banyak yang sebenarnya sanggup kita tanggung.

Yang Penting Asyik Menunggu

Bahagian yang paling merugikan mungkin bukan jumlah kerja yang bertambah.

Ada perkara yang penting kepada kita semakin lama semakin tertangguh.

Burkeman menceritakan hal ini melalui pengalamannya sendiri. Ketika terlalu menumpukan perhatian kepada produktiviti, beliau mendapati urusan kecil lebih cepat mendapat tindakannya. Sebaliknya, mesej panjang daripada seorang kawan lama dan penyelidikan untuk sebuah artikel penting terus ditangguhkan.

Alasannya kedengaran munasabah: perkara-perkara itu memerlukan perhatian penuh. Jadi, urusan kecil perlu dibereskan dahulu supaya nanti ada masa yang cukup untuk menumpukan perhatian.

Namun urusan kecil mengambil seluruh hari. Keesokannya, datang pula urusan lain. Masa yang ditunggu itu tidak juga tiba.^[3]

Cara berfikir ini mudah difahami.

Hendak membaca buku, tetapi tunggu semua mesej selesai dibalas. Hendak menulis sesuatu, tetapi kemaskan fail dahulu. Hendak menghubungi seseorang, tetapi rasanya lebih baik apabila urusan sudah reda.

Kita menangguhkan perkara itu kerana mahu memberikan perhatian yang sewajarnya.

Malangnya, ia tetap tertangguh.

Dalam bab “The Efficiency Trap”, Burkeman berhujah bahawa usaha memuatkan segala-galanya ke dalam jadual boleh menyebabkan kita kurang menilai kepentingan setiap perkara. Kita menerima sesuatu kerana menyangka masih boleh mencari ruang untuknya kemudian.^[3]

Sedangkan masa yang digunakan tetap datang daripada hari yang sama.

Dua puluh minit untuk satu permintaan kecil mungkin terasa sedikit. Tetapi apabila permintaan seperti itu datang berkali-kali, perkara yang memerlukan perhatian lebih panjang tidak pernah mendapat tempat.

Menjelang malam, banyak juga yang sudah dibuat.

Cuma perkara yang paling ingin kita lakukan masih belum disentuh.

Masa yang Dijimatkan Itu Untuk Apa?

Memahami perangkap ini tidak menjadikan semua tanggungjawab hilang.

Burkeman sendiri mengakui bahawa ramai orang tetap perlu membalas e-mel dan mencari jalan menyiapkan kerja dengan lebih cepat. Keadaan pekerjaan dan kehidupan kadangkala memang menuntutnya.

Beliau juga tidak menjanjikan bahawa selepas memahami masalah ini, kita akan sentiasa berasa lapang.

Yang boleh berubah ialah harapan bahawa suatu hari nanti, kecekapan akan membolehkan kita melakukan semuanya.^[4]

Harapan itu mudah membuatkan kita terus menambah beban. Setiap permintaan diterima dengan fikiran bahawa nanti kita akan mencari jalan.

Padahal, mungkin sudah sampai masanya untuk membincangkan semula keutamaan.

Jika satu tugasan baharu mesti disiapkan segera, tugasan mana yang boleh menunggu? Jika satu projek memerlukan lebih banyak perhatian, adakah projek lain perlu ditangguhkan?

Soalan seperti ini boleh terasa tidak selesa, terutama apabila kita sudah biasa menjadi orang yang sentiasa boleh diharap.

Tambahan pula, tidak semua orang bebas menentukan beban kerjanya. Ada permintaan yang sukar ditolak. Ada keputusan yang perlu dibawa kepada majikan atau dibincangkan bersama keluarga.

Namun kemampuan kita tetap ada had, walaupun keadaan tidak selalu memberikan ruang untuk mengakuinya.

Burkeman mengajak pembaca menerima bahawa memberikan masa kepada perkara yang penting memerlukan pilihan. Sebahagian perkara lain akan tertinggal, dan kita mungkin perlu menanggung sedikit rasa tidak senang kerana belum menguruskan semuanya.^[4]

Dalam kehidupan sehari-hari, ini mungkin bermaksud memulakan kerja yang penting ketika beberapa urusan kecil masih belum selesai.

Atau membiarkan masa yang dijimatkan itu kekal lapang, tanpa segera menawarkan diri untuk satu lagi tugasan.

Dalam artikel “Bolehkah Kita Berehat Tanpa Rasa Bersalah?”, persoalannya ialah sama ada kita boleh berhenti ketika masih ada kerja. Di sini, persoalannya datang sedikit lebih awal: mengapa ruang yang berjaya kita dapatkan begitu cepat diisi semula?

Kecekapan tetap berguna. Ia boleh mengurangkan kerja berulang dan memudahkan banyak urusan.

Tetapi kita juga perlu menentukan untuk apa kemudahan itu digunakan.

Kalau sedikit masa sudah berjaya dijimatkan, mungkin itulah masanya untuk memberikan perhatian kepada perkara yang selama ini asyik menunggu.

Nota Kaki

Nota kaki berikut menghuraikan latar konsep dan rujukan yang menjadi asas kepada perbincangan dalam artikel ini, untuk pembaca yang ingin mendalami lebih lanjut.

Oliver Burkeman, Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals (Allen Lane/Penguin Canada, 2021), bab 2, “The Efficiency Trap”.

1. Perangkap kecekapan. Burkeman menerangkan bagaimana peningkatan kecekapan boleh diikuti pertambahan tuntutan. Antara contoh yang digunakan ialah pekerja yang semakin banyak menerima tugasan kerana cekap, serta balasan e-mel yang mengundang lebih banyak komunikasi. ↩︎¹ ↩︎²
2. Jangkaan yang terus meningkat. Burkeman berpendapat bahawa apabila seseorang berjaya melakukan lebih banyak perkara, ukuran tentang apa yang dianggap penting atau perlu dilakukan boleh turut berubah. Oleh itu, peningkatan kecekapan tidak semestinya membawa rasa mempunyai masa yang cukup. ↩︎
3. Urusan kecil mendahului perkara penting. Burkeman menceritakan pengalamannya menangguhkan mesej daripada kawan lama dan penyelidikan untuk sebuah artikel ketika sibuk membereskan urusan kecil. Beliau turut menghuraikan bagaimana kepercayaan bahawa semuanya boleh dimuatkan ke dalam jadual melemahkan keperluan untuk memilih keutamaan. ↩︎¹ ↩︎²
4. Menerima batas dan membuat pilihan. Burkeman mengakui bahawa tanggungjawab sering memerlukan kita bekerja dengan cekap. Pada masa yang sama, beliau mengajak pembaca melepaskan harapan untuk sempat melakukan segala-galanya, memilih perkara yang paling bermakna dan menerima ketidakselesaan apabila sebahagian urusan masih belum selesai. ↩︎¹ ↩︎²